Duru Medya Grubu Genel Yayın Yönetmeni Uğur Gencer’in Türkiye geneline hizmet veren Kocaeli bölgesinde sektörünün lider kuruluşlarından olan, firmaların dökümanlarını fiziksel ve dijital olarak arşivleyen, verdiği hizmetle sektör içinde zirvedeki yerini koruyarak her geçen gün büyüyen Kale Arşiv firması operasyon direktörü Mikayil Yıldırım ile yaptığı röportaj.
Kale Arşiv firması hakkında bilgi alabilirmiyiz.
KALE ARŞİV;
KALE Arşiv Arşivleme Hizmetleri, Hayati Bilgi, Bilgisayar Medyası, Dokümantasyon Yönetimi ve Saklanması konusunda hizmet veren bir kuruluş niteliği taşımaktadır.
KALE Arşiv Arşivleme Hizmetleri, hizmete başlatma sürecinde Evrak depolama işi yapan TS 13298 EBYS Elektronik Belge Yönetim Sertifika gereksinimlerini sağlayabilen bir firmadır. Hizmet Yeri Yeterlilik Belgesi, ISO 9001 Kalite ve hizmetleri ile ilgili tüm sertifikasyonları, ISO 27001 Bilgi Güvenliği ve ISO 18001 İş sağlığı ve Güvenliği belgelerini almıştır.
Kale arşiv bu alandaki yatırımlarınız nelerdir?
KALE ARŞİV;
YATIRIM ETKİNLİKLERİ
KALE Arşivleme Hizmetleri, "Doküman Yönetimi ve Arşiv Depo Yönetimi teknolojileri konusunda uzman AYS Bilişim (AYS Elektronik Belge Yönetim Sistemleri) ile güç birliği yapmaktadır. AYS Bilişim, Bilgi ve Belge yönetimi alanında 25 yıllık tecrübesi ile AR-GE ve Teknoloji üretmektedir.
Arşivleme Depomuzda;
Arşiv depomuz iç mimari projesi, Vip depo oluşu, deponun kullanım amacı ve sektörel açıdan stratejik değerleri dikkate alınarak dizayn edilmiştir.
Yangın Dolapları ve Sprinkerler yangın söndürme sistemi.
Dokümanların sağlıklı koşullarda korunması amacı ile iklimlendirme ve ilaçlama gibi periyodik tedbirlerini sürekli denetlenmesi yapılmaktadır.
Olası sabotajlar da göz önünde bulundurularak alınan önlemler yeterince yerine getirilmektedir.
Arşivleme alanlarının iç ve dış ünitelerinin kullanım prosedürleri oluşturulmuştur.
Dışkaynak Arşivleme hizmetlerinin kurumlara sağladığı yararlar nelerdir?
KALE ARŞİV;
Firmalar sadece kendi faaliyet alanları ile meşgul olurlar.
Risk paylaşımı ile müşteriler kendilerini daha rahat hissederler.
Bilgi ve Belge Yönetimine ayrılacak süre diğer alanlara kayar.
Firmaların kendi imkânları ile oluşturamayacağı bir hizmeti almalarını sağlarlar.
DIŞKAYNAK Arşivleme Hizmetlerinin Çıkış Noktası ve Vaatleri
DIŞKAYNAK arşivleme son yıllarda ülkemizde de sıkça karşılaştığımız bir kavramdır. Ülkemizde yeni ama dünya piyasalarında oturmuş bir bilgi (evrak, dijital veri vs.) saklama hizmetidir. DIŞKAYNAK Arşivleme hizmeti veren firmalar dünyanın birçok ülkesinde binlerce şirkete, kendi imkânları ile ulaşamayacağı arşivleme hizmetini daha ucuz veya aynı maliyetle sunarlar.
DIŞKAYNAK arşivleme hizmeti veren firmayla çalışmak, maliyetleri düşüreceğinden dolayı hizmeti alan müşterilere rekabet ve karlılık avantajı sunduğundan ihtiyaç haline gelmiştir. Global vizyona sahip şirketler, enformatik birikim ve uzmanlık alanlarından faydalanmak için DIŞKAYNAK hizmeti veren firmaları stratejik ortak olarak görmektedirler. Şöyle ki uzmanlık isteyen ve maliyet düşürmeye yönelik hizmetler veren şirketler, müşterilerine ana üretim unsurlarına daha fazla odaklanma imkânı sunduklarından, başarıya yardımcı olurlar.
Bilgi ve Evrak Muhafazasında Daha İyi Ortamlar Oluşturmak
Şirketlerin ürettikleri birçok evrakı yasal ve enformasyon değerlerinden dolayı saklama zorunlulukları vardır. Ülkemizde bu değerler genelde 10 yıldır, fakat şirket yetkililerinin kuruma olan sorumluluklarından dolayı bu süre genellikle 2 katına çıkmaktadır. Bu uzun süre zarfında hayati bilgi içeren enformasyon kaynaklarını yangın, su basması ve rutubetten korumak için harcanan maliyetleri düşürdüklerinden dolayı DIŞKAYNAK arşivleme hizmeti veren firmalar tercih nedenidir.
İstenilen Raporlamayı Sorunsuzca Elde Etmek
Müşteriler kendi evrak sirkülâsyonunu takip edebildiklerinden dolayı evrakların nerde ve kimde olduğu sorunu, risk faktörü olmaktan çıkmıştır. Ayrıca müşteriler, departmanlarının, servislerinin ve çalışanlarının da evrak hareketleri raporlanabildiğinden arşivlerini kontrol ve takip edebilirler.
Etkin Güvenlik Önlemleri
Müşteri kurumlar, arşivleri için maliyeti yüksek olan güvenlik sistemlerinden kaçınırlar ama hayati bilgi taşıyan evraklarını da en iyi şekilde muhafaza etmek isterler. Bu nedenle DIŞKAYNAK arşivleme hizmeti veren kuruluşlar daha uygun maliyetlere bu hizmetleri müşterilerine sunarlar.
Personelden Kaynaklanan Maliyet
DIŞKAYNAK arşivleme hizmeti alan kurumlar evrak saklama ve geri getirimi işleri ile ilgili personel istihdamından ve buna bağlı giderlerden tasarruf ederler.
Güncelliği Takip Etmek ve Gelişen Teknolojileri Kullanabilmek
Güncelliğin takip edilmesi ve gelişen teknolojilerden faydalanmak maliyeti arttırmaktadır. Fakat özel ihtiyaçlara yönelik hizmetler sağlayan şirketler, bu türden yatırımları tüm hizmet verdiği müşterilerine yansıttıklarından maliyeti düşürürler. Müşterilerin kendi imkânları ile elde edemeyecekleri teknolojiyi müşterilere sunarlar.
Risk Paylaşımı
Personelden kaynaklanacak tüm riskler yüklenici firmaya devir edildiğinden dolayı müşteri firmalar personel yükü ve sorumluluğundan kurtulmuş olacaklardır. Özellikle yöneticiler bu tür hizmetler sayesinde bazı risklerini başka firmalara yükleyerek kendilerini psikolojik olarak daha rahat hissedeceklerdir.
Kale Arşiv Hizmetleri Personelleri
www.kalearsiv.com.tr
MİKAYİL YILDIRIM
KALE ARŞİV OPERASYON DİREKTÖRÜ